为加强对学生活动档案的管理工作，有效的保护和利用档案，提高工作效率，特制定如下规定。
一、本文所指档案是分院各项学生活动中直接形成的有保存和利用价值的各种文字、图纸、帐册、声像、光盘等种类的总和，是提高工作效率和工作质量的必要条件；档案工作是团委、学生会、体协工作的组成部分，是维护和体现分院学生工作真实面貌的一项重要工作。
二、团委、学生会、体协在履行职责，开展工作中形成的档案是分院学生活动的真实纪录，是集体的财富，必须实行集中统一管理。任何部门和个人不得据为已有或延迟归档。
三、各级学生干部和全体同学都有做好档案工作的责任，有保护档案的义务，有按规定查阅利用档案的权利。
四、档案管理工作由团委、学生会和体协办公室统筹管理。职责包括：制定档案工作计划和规章制度；监督指导各部门档案立卷、归档工作；负责各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作；编写学生工作学期、学年大事记；任期届满或按有关规定向学工办移交档案。
五、档案管理部门应编制基本档案检索工具，包括立卷说明、案卷目录、卷内目录等，并分门别类以便查阅。归档材料范围主要包括：
1．学院及分院团委、学生会各项学生管理规章制度
2．团委、学生会、体协及各部门学期及年度工作计划、总结
3．重要会议记录、纪要
4．开展各项活动的声像图片资料
5．各级学生干部（含班委、团支委）任免通知
6．学生活动经费收支帐目明细记录变动情况及学生干部档案表
7．各类集体项目的荣誉档案（锦旗、牌匾、证书、文件等）
8．值日工作本
9．其他应归档的材料
档案管理部门可参考以上为档案分类。
六．团委、学生会各部门及各年级应有专（兼）职人负责档案工作，按规定和要求妥善保管和整理档案，定期向办公室移交档案（一般在每年6月及12月各移交一次，声像图片资料即时移交），重大活动档案也可即时移交。
七．各部门举办活动的照片应及时悉数上交办公室，由办公室选取有归档价值的照片后再返还其余照片，任何部门或个人不得私自保留。
八．鼓励信息化管理，利用各种资源将各种文书、图片等材料转化为电子档案，以便更有效地利用档案，为团委、学生会、体协的建设和发展服务。
九．本制度解释权在团委、学生会、体协办公室。
十．本制度自颁布之日起执行。
2007.10.12
